ИИ-администратор для малого бизнеса: что он делает и как его настроить

Администратор выполняет две работы. Одна — то, что может сделать только человек: почувствовать настроение людей, кого-то успокоить, сделать исключение. Другая — снова и снова отвечать на одни и те же вопросы. Во сколько вы закрываетесь? Где туалет? Можно картой? Есть парковка?

ИИ-администратор берёт на себя вторую работу, чтобы вы или ваша команда могли заниматься первой. Для малого бизнеса это обычно означает не нового сотрудника, а меньше отвлечений у стойки.

Что на самом деле делает ИИ-администратор

Он отвечает на вопросы, ответ на которые одинаков для всех, используя информацию, которую вы ему даёте. Типичные из них:

• Время и график: часы работы, праздничный график, последний заказ, время выезда.
• Где что находится: ряды, туалеты, примерочные, лифт, зал для завтраков.
• Что вы предлагаете: услуги, блюда из меню, бренды в продаже, опубликованные цены.
• Правила: возвраты, способы оплаты, животные, приём без записи, депозиты.
• Практичные мелочи: Wi-Fi, парковка, такси, как добраться до вокзала.

А делать он не должен ничего, что зависит от решения человека, свободных мест прямо сейчас или ситуации конкретного клиента. Хороший ИИ-администратор понимает разницу и передаёт такое человеку.

По телефону или на месте: два вида ИИ-администраторов

«ИИ-администратор» — это два разных инструмента, и какой вам подходит, зависит от того, откуда приходят вопросы.

Если телефон звонит весь день, начните с телефонного ИИ-администратора. Если вопросы приходят через дверь, лучше подойдёт ИИ-администратор на месте. У многих компаний есть обе проблемы; мы сравниваем варианты в обзоре «Лучшие ИИ-администраторы».

На что он может отвечать, а на что не должен

Простая проверка: если ответ можно напечатать на табличке, ИИ-администратор может его произнести. «Мы закрываемся в 8 вечера» проверку проходит. «Можете отложить это для меня до субботы?» — нет, потому что кто-то должен принять решение.

Оставьте это сотрудникам:

• Вопросы безопасности, например об аллергии, лекарствах или здоровье. Ответ зависит от человека, а неверный может кому-то навредить.
• Свободные места прямо сейчас, например столик на вечер, номер на пятницу или окно у мастера.
• Деньги и счета: оплата, возвраты, списания, всё, что касается заказа или проживания конкретного клиента.
• Жалобы и исключения. Расстроенным клиентам нужен человек, и он должен появиться быстро.

Kioskly AI устроен именно так. Он отвечает только по тому, что вы записали, передаёт вопросы об аллергии, здоровье, бронировании и оплате вашим сотрудникам, а когда чего-то не знает, так и говорит, а не гадает.

Как настроить его за полдня

1. Составьте список вопросов, которые вам действительно задаютНесколько дней ведите учёт или начните с нашего шаблона вопросов для ресепшн. Большинство компаний обнаруживают, что короткий список покрывает почти весь день.
2. Напишите короткие ответы так, как сказали бы их вслухПо одному-два предложения. «Туалеты в глубине зала, за примерочными» лучше целого абзаца.
3. Добавьте то, что у вас уже естьСайт, меню, прайс-лист или папку гостя. Если вы дали бы это новому сотруднику, добавьте.
4. Выберите местоТам, где люди уже останавливаются что-то спросить: у входа, у стойки или в лобби. В нашем гайде по киоску на iPad — о подставках, питании и закреплении одного приложения.
5. Проверьте его на 20 реальных вопросахВключите несколько, на которые он не должен отвечать, например вопрос об аллергии или «мой заказ готов?», и убедитесь, что он передаёт их сотрудникам.
6. Каждую неделю восполняйте пробелыПосмотрите, на что он не смог ответить, добавьте эти ответы и обновите всё сезонное: часы работы, меню, цены.

Стоит ли он того для малого бизнеса?

Прежде чем решать, посчитайте минуты. Двадцать повторяющихся вопросов в час по минуте на каждый — это треть рабочего времени сотрудника. Наш калькулятор времени на ресепшн переведёт ваши цифры в часы в неделю.

Другую выгоду посчитать сложнее: это клиент, который ушёл бы, потому что никто не мог ему ответить. ИИ-администратор отвечает ему сразу, на его языке, даже когда ваша команда занята другими.

Каких ошибок избегать

• Позволять ему гадать. Помощник, который выдумывает цену или правило, хуже, чем никакого. Выбирайте того, который отвечает только по вашей информации.
• Забывать о сезонных изменениях. Праздничный график и новое меню — самые частые источники неверных ответов. Обновляйте их в тот же день, когда они меняются.
• Прятать его. Если клиенты не знают, что с ним можно поговорить, они и не будут. Помогает небольшая табличка вроде «Спросите меня о часах работы, ценах и о том, как пройти».
• Прятать людей. В опросе Gartner 2024 года главным опасением клиентов насчёт ИИ в сервисе было то, что станет труднее связаться с человеком. Сделайте так, чтобы было сразу видно, где ваши сотрудники.

Настройте Kioskly AI как администратора

1. Выберите тип бизнесаМагазин, отель, ресторан, кафе, аптека, салон, тренажёрный зал или другое. Тип задаёт базовые правила, например передавать вопросы об аллергии сотрудникам.
2. Ответьте на вопросы настройкиЧасы работы, оплата, парковка, о чём клиенты спрашивают чаще всего. Текстом или голосом — это займёт около трёх минут.
3. Добавьте то, что у вас уже естьСайт, меню и прайс-листы в PDF, Word или Excel, а также фото табличек или досок.
4. Напишите приветствиеЭто первое, что слышат клиенты. Kioskly AI переводит его на все языки, на которых говорит.
5. Запустите режим сотрудникаПоставьте устройство на стойку. Новые вопросы, на которые он не смог ответить, появляются на главном экране.

Клиент

Можно оплатить картой?

Kioskly

Да, мы принимаем все основные карты и Apple Pay.

Часто задаваемые вопросы