Recepcjonista AI dla małej firmy: co robi i jak go uruchomić

Recepcjonista wykonuje dwie prace. Pierwsza to ta część, którą może wykonać tylko człowiek: wyczucie sytuacji, uspokojenie kogoś, zrobienie wyjątku. Druga to odpowiadanie w kółko na te same pytania. O której zamykacie? Gdzie jest toaleta? Można płacić kartą? Czy jest parking?

Recepcjonista AI przejmuje drugą, dzięki czemu Ty lub Twój zespół możecie zająć się pierwszą. W małej firmie oznacza to zwykle mniej przerw przy ladzie, a nie zatrudnienie nowej osoby.

Co właściwie robi recepcjonista AI

Odpowiada na pytania, na które odpowiedź jest taka sama dla wszystkich, korzystając z informacji, które mu przekazujesz. Typowe przykłady:

• Godziny i dostępność: godziny otwarcia, godziny w święta, ostatnie zamówienia, godzina wymeldowania.
• Gdzie co jest: alejki, toalety, przymierzalnie, winda, sala śniadaniowa.
• Co oferujesz: usługi, pozycje w menu, marki w ofercie, opublikowane ceny.
• Zasady: zwroty, formy płatności, zwierzęta, wizyty bez rezerwacji, zaliczki.
• Sprawy praktyczne: Wi-Fi, parking, taksówki, jak dojechać na dworzec.

Nie powinien natomiast zajmować się niczym, co zależy od oceny sytuacji, bieżącej dostępności lub indywidualnej sytuacji klienta. Dobry recepcjonista AI zna tę różnicę i przekazuje takie sprawy człowiekowi.

Przez telefon czy na miejscu: dwa rodzaje recepcjonisty AI

„Recepcjonista AI” to określenie dwóch różnych narzędzi, a wybór właściwego zależy od tego, skąd biorą się Twoje pytania.

Jeśli telefon dzwoni cały dzień, zacznij od recepcjonisty telefonicznego. Jeśli pytania wchodzą przez drzwi, lepiej sprawdzi się recepcjonista na miejscu. Wiele firm ma oba problemy – porównujemy możliwości w artykule Najlepsze aplikacje typu recepcjonista AI.

Na co może odpowiadać, a na co nie powinien

Prosty test: jeśli odpowiedź da się wydrukować na tabliczce, recepcjonista AI może ją wypowiedzieć. „Zamykamy o 20:00” przechodzi test. „Możecie mi to odłożyć do soboty?” – już nie, bo ktoś musi podjąć decyzję.

Te sprawy zostaw swoim pracownikom:

• Pytania o bezpieczeństwo, np. o alergie, leki czy zdrowie. Odpowiedź zależy od konkretnej osoby, a błędna może komuś zaszkodzić.
• Bieżącą dostępność, np. wolny stolik na dziś wieczór, pokój na piątek czy termin u fryzjera.
• Pieniądze i rozliczenia: płatności, zwroty pieniędzy, opłaty, wszystko, co dotyczy zamówienia lub pobytu konkretnego klienta.
• Reklamacje i wyjątki. Zdenerwowani klienci chcą rozmawiać z człowiekiem – i powinni szybko dostać taką możliwość.

Kioskly AI działa właśnie tak. Odpowiada wyłącznie na podstawie tego, co masz zapisane, pytania o alergie, sprawy medyczne, rezerwacje i rachunki przekazuje Twoim pracownikom, a gdy czegoś nie wie, mówi o tym zamiast zgadywać.

Jak uruchomić go w jedno popołudnie

1. Spisz pytania, które faktycznie słyszyszPrzez kilka dni zliczaj pytania albo zacznij od naszego szablonu pytań dla recepcji. Większość firm przekonuje się, że krótka lista wystarcza na większą część dnia.
2. Napisz krótkie odpowiedzi tak, jak mówisz je klientomPo jednym lub dwóch zdaniach. „Toalety są z tyłu, za przymierzalniami” jest lepsze niż cały akapit.
3. Dodaj to, co już maszStronę internetową, menu, cennik lub informator dla gości. Wszystko, co dajesz nowemu pracownikowi, warto dodać.
4. Wybierz miejsceTam, gdzie ludzie i tak zatrzymują się, by zapytać: przy wejściu, przy ladzie lub w lobby. Nasz poradnik o kiosku na iPadzie omawia stojaki, zasilanie i blokowanie urządzenia w jednej aplikacji.
5. Przetestuj go na 20 prawdziwych pytaniachDodaj kilka takich, na które nie powinien odpowiadać, np. pytanie o alergię albo „czy moje zamówienie jest gotowe?”, i sprawdź, czy kieruje je do personelu.
6. Co tydzień uzupełniaj lukiSprawdź, na co nie znał odpowiedzi, dodaj te odpowiedzi i zaktualizuj wszystko, co sezonowe: godziny otwarcia, menu, ceny.

Czy to się opłaca małej firmie?

Zanim zdecydujesz, policz minuty. Dwadzieścia powtarzających się pytań na godzinę, po minucie każde, to jedna trzecia czyjegoś czasu pracy. Nasz kalkulator czasu recepcji zamieni Twoje liczby na godziny tygodniowo.

Drugi zysk trudniej policzyć: klient, który by wyszedł, bo nikt nie miał czasu mu odpowiedzieć. Recepcjonista AI odpowiada mu od razu, w jego języku, nawet gdy Twój zespół jest zajęty kimś innym.

Błędy, których warto unikać

• Pozwalanie mu zgadywać. Asystent, który wymyśla ceny lub zasady, jest gorszy niż żaden. Wybierz takiego, który odpowiada wyłącznie na podstawie Twoich informacji.
• Zapominanie o zmianach sezonowych. Godziny w święta i nowe menu to najczęstsze źródła błędnych odpowiedzi. Aktualizuj je w dniu zmiany.
• Chowanie go. Jeśli klienci nie wiedzą, że mogą z nim rozmawiać, nie będą tego robić. Pomaga mała tabliczka w stylu „Zapytaj mnie o godziny otwarcia, ceny i dojazd”.
• Chowanie ludzi. W badaniu Gartnera z 2024 roku największą obawą klientów wobec obsługi przez AI było to, że trudniej będzie skontaktować się z człowiekiem. Niech od razu będzie widać, gdzie są Twoi pracownicy.

Skonfiguruj Kioskly AI jako swojego recepcjonistę

1. Wybierz rodzaj firmySklep, hotel, restauracja, kawiarnia, apteka, salon, siłownia lub inne. Rodzaj określa podstawowe zasady, np. kierowanie pytań o alergie do personelu.
2. Odpowiedz na pytania konfiguracyjneGodziny otwarcia, płatności, parking, o co klienci pytają najczęściej. Pisz lub mów – zajmuje to około trzech minut.
3. Dodaj to, co już maszStronę internetową, menu i cenniki jako PDF, Word lub Excel oraz zdjęcia tabliczek lub tablic.
4. Napisz powitanieTo pierwsze, co słyszą klienci. Kioskly AI tłumaczy je na wszystkie języki, w których mówi.
5. Uruchom tryb pracownikaPostaw urządzenie przy ladzie. Nowe pytania, na które nie znał odpowiedzi, pojawią się na ekranie głównym.

Klient

Czy można płacić kartą?

Kioskly

Tak, przyjmujemy wszystkie popularne karty i Apple Pay.

Najczęściej zadawane pytania