Tekoälyvastaanottovirkailija pienyritykselle: mitä se tekee ja miten se otetaan käyttöön

Vastaanottovirkailijalla on kaksi työtä. Toinen on se osa, jonka vain ihminen voi tehdä: tilanteen lukeminen, jonkun rauhoittaminen, poikkeuksen tekeminen. Toinen on samoihin kysymyksiin vastaaminen yhä uudelleen. Mihin aikaan suljette? Missä on WC? Käykö kortti? Onko pysäköintiä?

Tekoälyvastaanottovirkailija ottaa jälkimmäisen työn, jotta sinä tai tiimisi voitte tehdä ensimmäisen. Pienyritykselle se tarkoittaa yleensä vähemmän keskeytyksiä tiskillä, ei uutta työntekijää.

Mitä tekoälyvastaanottovirkailija oikeasti tekee

Se vastaa kysymyksiin, joihin on sama vastaus kaikille, antamiesi tietojen avulla. Tyypillisiä:

• Ajat ja saatavuus: aukioloajat, pyhien aukioloajat, viimeiset tilaukset, uloskirjautumisaika.
• Missä asiat ovat: käytävät, WC:t, sovituskopit, hissi, aamiaishuone.
• Mitä tarjoat: palvelut, ruokalistan annokset, merkit, joita myyt, julkaisemasi hinnat.
• Käytännöt: palautukset, maksutavat, lemmikit, palvelu ilman varausta, ennakkomaksut.
• Käytännön asiat: Wi-Fi, pysäköinti, taksit, miten asemalle pääsee.

Sen ei pitäisi tehdä mitään, mikä riippuu harkinnasta, reaaliaikaisesta saatavuudesta tai asiakkaan omasta tilanteesta. Hyvä tekoälyvastaanottovirkailija tuntee eron ja siirtää ne ihmiselle.

Puhelimessa vai paikan päällä: kahdenlaisia tekoälyvastaanottovirkailijoita

”Tekoälyvastaanottovirkailija” kattaa kaksi eri työkalua, ja oikea riippuu siitä, mistä kysymyksesi tulevat.

Jos puhelin soi päivät pitkät, aloita puhelimessa toimivasta vastaanottovirkailijasta. Jos kysymykset kävelevät sisään ovesta, paikan päällä toimiva sopii paremmin. Monilla yrityksillä on molemmat ongelmat; vertailemme vaihtoehtoja artikkelissa parhaat tekoälyvastaanottovirkailija-sovellukset.

Mihin se voi vastata ja mihin ei pitäisi

Yksinkertainen testi: jos vastauksen voisi painaa kylttiin, tekoälyvastaanottovirkailija voi sanoa sen. ”Suljemme kello 20” läpäisee. ”Voitteko pitää tätä minulle lauantaihin asti?” ei, koska jonkun pitää päättää.

Pidä nämä henkilökunnallasi:

• Turvallisuuskysymykset, kuten allergiat, lääkkeet tai terveys. Vastaus riippuu henkilöstä, ja väärä vastaus voi satuttaa jotakuta.
• Reaaliaikainen saatavuus, kuten vapaa pöytä täksi illaksi, huone perjantaiksi tai aika kampaajalle.
• Raha ja tilit: maksut, hyvitykset, veloitukset, kaikki yhden asiakkaan tilausta tai oleskelua koskeva.
• Valitukset ja poikkeukset. Tyytymättömät asiakkaat haluavat ihmisen, ja heidän pitäisi saada sellainen nopeasti.

Kioskly AI on rakennettu näin. Se vastaa vain siitä, mitä olet kirjannut, siirtää allergia-, terveys-, varaus- ja laskutuskysymykset henkilökunnallesi, ja kun se ei tiedä jotain, se sanoo sen arvaamisen sijaan.

Näin otat sen käyttöön yhdessä iltapäivässä

1. Listaa kysymykset, joita oikeasti saatPidä kirjaa muutaman päivän ajan tai aloita vastaanoton kysymyspohjastamme. Useimmat yritykset huomaavat, että lyhyt lista kattaa suurimman osan päivästä.
2. Kirjoita lyhyet vastaukset niin kuin sanoisit neYksi tai kaksi lausetta kuhunkin. ”WC:t ovat takana, sovituskoppien jälkeen” voittaa kappaleen tekstiä.
3. Lisää se, mitä sinulla jo onVerkkosivustosi, ruokalistasi, hinnastosi tai hotellikansiosi. Jos antaisit sen uudelle työntekijälle, lisää se.
4. Valitse paikkaSinne, missä ihmiset jo pysähtyvät kysymään: sisäänkäynnin, tiskin tai aulan luo. iPad-kioskioppaamme kattaa telineet, virran ja lukitsemisen yhteen sovellukseen.
5. Testaa sitä 20 oikealla kysymykselläOta mukaan muutama, joihin sen ei pitäisi vastata, kuten allergiakysymys tai ”onko tilaukseni valmis?”, ja tarkista, että se ohjaa ne henkilökunnalle.
6. Täytä aukot joka viikkoKatso, mihin se ei osannut vastata, lisää ne vastaukset ja päivitä kaikki kausittainen: aukioloajat, ruokalistat, hinnat.

Kannattaako se pienyritykselle?

Laske minuutit ennen kuin päätät. Kaksikymmentä toistuvaa kysymystä tunnissa, minuutti kukin, on kolmannes jonkun työajasta. Vastaanoton aikalaskurimme muuttaa lukusi viikkotunneiksi.

Toinen hyöty on vaikeampi laskea: asiakas, joka olisi kävellyt ulos, koska kukaan ei ollut vapaana vastaamaan. Tekoälyvastaanottovirkailija vastaa hänelle siinä hetkessä, hänen kielellään, silloinkin kun tiimisi on kiinni jonkun toisen kanssa.

Vältettävät virheet

• Arvailun salliminen. Avustaja, joka keksii hinnan tai käytännön, on huonompi kuin ei mitään. Valitse sellainen, joka vastaa vain sinun tiedoistasi.
• Kausimuutosten unohtaminen. Pyhien aukioloajat ja uudet ruokalistat ovat yleisimmät väärät vastaukset. Päivitä ne samana päivänä, kun ne muuttuvat.
• Sen piilottaminen. Jos asiakkaat eivät tiedä voivansa puhua sille, he eivät puhu. Pieni kyltti, kuten ”Kysy minulta aukioloajoista, hinnoista ja reiteistä”, auttaa.
• Ihmisten piilottaminen. Gartnerin vuoden 2024 kyselyssä asiakkaiden suurin huoli tekoälypalvelusta oli, että ihmisen tavoittaminen vaikeutuu. Tee selväksi, missä henkilökuntasi on.

Ota Kioskly AI käyttöön vastaanottovirkailijanasi

1. Valitse toimialasiKauppa, hotelli, ravintola, kahvila, apteekki, kampaamo, kuntosali tai muu. Toimiala asettaa perussäännöt, kuten allergiakysymysten ohjaamisen henkilökunnalle.
2. Vastaa käyttöönottokysymyksiinAukioloajat, maksaminen, pysäköinti, mitä asiakkaat kysyvät eniten. Kirjoita tai puhu; se vie noin kolme minuuttia.
3. Lisää se, mitä sinulla jo onVerkkosivustosi, ruokalistasi ja hinnastosi PDF-, Word- tai Excel-muodossa sekä valokuvat kylteistä tai tauluista.
4. Kirjoita tervehdysEnsimmäinen asia, jonka asiakkaat kuulevat. Kioskly AI kääntää sen jokaiselle kielelle, jota se puhuu.
5. Käynnistä työntekijätilaAseta laite tiskille. Uudet kysymykset, joihin se ei osannut vastata, ilmestyvät Koti-näkymääsi.

Asiakas

Käykö kortti?

Kioskly

Kyllä, hyväksymme kaikki yleiset kortit ja Apple Payn.

Usein kysytyt kysymykset