Receptionist AI per piccole imprese: cosa fa e come configurarlo

Un receptionist fa due lavori. Uno è la parte che solo una persona può fare: capire l'atmosfera, calmare qualcuno, fare un'eccezione. L'altro è rispondere sempre alle stesse domande. A che ora chiudete? Dov'è il bagno? Accettate carte? C'è parcheggio?

Un receptionist AI si occupa del secondo, così tu o il tuo staff potete fare il primo. Per una piccola impresa, di solito significa meno interruzioni al bancone, non una nuova assunzione.

Cosa fa davvero un receptionist AI

Risponde alle domande che hanno la stessa risposta per tutti, usando le informazioni che gli dai. Quelle tipiche:

• Orari e disponibilità: orari di apertura, orari dei giorni festivi, ultime ordinazioni, orario del check-out.
• Dove si trovano le cose: corsie, bagni, camerini, l'ascensore, la sala colazioni.
• Cosa offri: servizi, piatti del menu, marche che vendi, prezzi che hai pubblicato.
• Regole: resi, metodi di pagamento, animali, clienti senza prenotazione, caparre.
• Questioni pratiche: Wi-Fi, parcheggio, taxi, come arrivare alla stazione.

Non dovrebbe invece occuparsi di nulla che dipenda da una valutazione, dalla disponibilità in tempo reale o dalla situazione personale del cliente. Un buon receptionist AI conosce la differenza e passa queste domande a una persona.

Al telefono o di persona: due tipi di receptionist AI

«Receptionist AI» indica due strumenti diversi, e quello giusto dipende da dove arrivano le tue domande.

Se il telefono squilla tutto il giorno, inizia con un receptionist telefonico. Se le domande entrano dalla porta, è più adatto uno di persona. Molte attività hanno entrambi i problemi; confrontiamo le opzioni in le migliori app di receptionist AI.

A cosa può rispondere, e a cosa non dovrebbe

Un test semplice: se potresti stampare la risposta su un cartello, un receptionist AI può dirla. «Chiudiamo alle 20» lo supera. «Me lo tenete da parte fino a sabato?» no, perché qualcuno deve decidere.

Lascia queste al tuo personale:

• Domande sulla sicurezza come allergie, farmaci o salute. La risposta dipende dalla persona, e una sbagliata può fare del male a qualcuno.
• Disponibilità in tempo reale come un tavolo libero stasera, una camera per venerdì o un appuntamento con un parrucchiere.
• Soldi e conti: pagamenti, rimborsi, addebiti, qualsiasi cosa riguardi l'ordine o il soggiorno di un singolo cliente.
• Reclami ed eccezioni. I clienti arrabbiati vogliono una persona, e dovrebbero trovarla in fretta.

Kioskly AI è fatto così. Risponde solo in base a ciò che hai registrato, passa al tuo personale le domande su allergie, questioni mediche, prenotazioni e pagamenti, e quando non sa qualcosa lo dice invece di tirare a indovinare.

Come configurarlo in un pomeriggio

1. Elenca le domande che ricevi davveroTieni un conteggio per qualche giorno, oppure parti dal nostro modello di domande per la reception. La maggior parte delle attività scopre che un breve elenco copre gran parte della giornata.
2. Scrivi risposte brevi, come le diresti a voceUna o due frasi ciascuna. «Il bagno è in fondo, dopo i camerini» è meglio di un paragrafo.
3. Aggiungi ciò che hai giàIl tuo sito web, il menu, il listino prezzi o la guida per gli ospiti. Se lo daresti a un nuovo dipendente, aggiungilo.
4. Scegli il postoDove le persone si fermano già a chiedere: all'ingresso, al bancone o nella hall. La nostra guida al totem iPad parla di supporti, alimentazione e blocco su un'unica app.
5. Mettilo alla prova con 20 domande realiIncludine alcune a cui non dovrebbe rispondere, come una domanda sulle allergie o «il mio ordine è pronto?», e verifica che le passi al personale.
6. Colma le lacune ogni settimanaGuarda a cosa non ha saputo rispondere, aggiungi quelle risposte e aggiorna tutto ciò che è stagionale: orari, menu, prezzi.

Conviene a una piccola impresa?

Conta i minuti prima di decidere. Venti domande ripetute all'ora, da un minuto ciascuna, sono un terzo del tempo di lavoro di una persona. Il nostro calcolatore del tempo alla reception trasforma i tuoi numeri in ore a settimana.

L'altro vantaggio è più difficile da contare: il cliente che se ne sarebbe andato perché nessuno era libero di rispondere. Un receptionist AI gli risponde subito, nella sua lingua, anche mentre il tuo staff è impegnato con qualcun altro.

Errori da evitare

• Lasciarlo tirare a indovinare. Un assistente che inventa un prezzo o una regola è peggio di nessun assistente. Scegline uno che risponda solo in base alle tue informazioni.
• Dimenticare i cambi di stagione. Gli orari dei giorni festivi e i nuovi menu sono le risposte sbagliate più comuni. Aggiornali il giorno stesso in cui cambiano.
• Nasconderlo. Se i clienti non sanno di potergli parlare, non lo faranno. Un piccolo cartello come «Chiedimi orari, prezzi e indicazioni» aiuta.
• Nascondere le persone. Nel sondaggio Gartner del 2024, la preoccupazione principale dei clienti sull'assistenza con l'AI era che diventasse più difficile parlare con una persona. Fai capire chiaramente dove si trova il tuo staff.

Configura Kioskly AI come tuo receptionist

1. Scegli il tipo di attivitàNegozio, hotel, ristorante, caffè, farmacia, salone, palestra o altro. Il tipo stabilisce le regole di base, come inoltrare al personale le domande sulle allergie.
2. Rispondi alle domande di configurazioneOrari, pagamenti, parcheggio, cosa chiedono di più i clienti. Scrivi o parla: ci vogliono circa tre minuti.
3. Aggiungi ciò che hai giàIl tuo sito web, menu e listini in PDF, Word o Excel, e foto di cartelli o lavagne.
4. Scrivi il salutoLa prima cosa che sentono i clienti. Kioskly AI lo traduce in tutte le lingue che parla.
5. Avvia la modalità DipendenteSistema il dispositivo al bancone. Le nuove domande a cui non ha saputo rispondere compaiono nella schermata Home.

Cliente

Accettate carte?

Kioskly

Sì, accettiamo tutte le principali carte e Apple Pay.

Domande frequenti