Concierge digitale per hotel: una reception self-service che gli ospiti usano davvero

Chiedi a qualsiasi staff di reception a quali domande risponde più spesso e otterrai lo stesso elenco: A che ora è la colazione? Qual è il Wi-Fi? Entro quando devo fare il check-out? Posso lasciare i bagagli? Dove parcheggio?

Nessuna di queste richiede una persona, ma alle 15, con la coda alla reception, ognuna rallenta l'ospite che invece ne ha bisogno. Un concierge digitale risponde senza far aspettare nessuno.

Cosa chiedono gli ospiti alla reception

La maggior parte delle domande rientra in quattro gruppi. Il tuo concierge digitale dovrebbe saper rispondere a ognuna fin dal primo giorno.

Arrivo e partenza

• Orari di check-in e check-out, e come funziona il late check-out
• Deposito bagagli prima del check-in e dopo il check-out
• Transfer per l'aeroporto, taxi e la stazione più vicina

In hotel

• Colazione: orari, dove viene servita, cosa è incluso
• Rete Wi-Fi e come ottenere la password
• Orari di palestra, piscina, spa e lavanderia
• Dove si trovano ristorante, bar, ascensori e sale riunioni

Spostarsi

• Parcheggio: dove, quanto costa, come si entra
• Mezzi pubblici, distanze a piedi, noleggio auto e bici

In città

• Ristoranti, luoghi da visitare e negozi che consigli
• Farmacie, bancomat e supermercati nelle vicinanze

Il nostro modello di domande per la reception include una checklist stampabile per hotel da completare con le tue risposte.

Perché il self-service funziona nella hall di un hotel

Gli ospiti se lo aspettano già. In uno studio del 2022 di Oracle Hospitality e Skift su 5.266 consumatori, il 73% si è detto più propenso a soggiornare in un hotel che offre tecnologie self-service.

E molti dei tuoi ospiti sono lontani da casa. UN Tourism, l'agenzia dell'ONU per il turismo, ha contato circa 1,4 miliardi di arrivi turistici internazionali nel 2024. Un concierge che risponde nella lingua dell'ospite evita gli imbarazzanti tira e molla alla reception.

Lo scopo non è sostituire l'accoglienza, ma evitare che venga interrotta. Quando il concierge risponde a «qual è il Wi-Fi?», il tuo receptionist può alzare gli occhi dallo schermo e accogliere davvero l'ospite successivo.

Cosa deve restare sempre alla reception

Ad alcune domande non dovrebbe mai rispondere uno schermo nella hall, per quanto buona sia la sua AI:

• Tariffe e disponibilità. I prezzi cambiano a seconda della data e del canale, e solo il tuo sistema di prenotazione sa cosa è libero.
• Chi alloggia in hotel. «Il signor Lee è nella camera 204?» non deve mai ricevere risposta. Nomi degli ospiti, numeri di camera e orari di arrivo sono riservati.
• Conti e addebiti. Tutto ciò che riguarda il conto, la caparra o il pagamento di un ospite.
• Reclami e richieste speciali. È qui che il tuo staff si guadagna le recensioni.

Kioskly AI segue queste regole automaticamente quando scegli Hotel come tipo di attività: non indica mai le tariffe delle camere, non conferma la disponibilità né l'identità di un ospite, e inoltra quelle domande alla reception.

Cosa aggiungere prima di attivarlo

Un concierge digitale sa solo ciò che gli dici. Prima che gli ospiti lo usino, aggiungi:

• Regole di check-in, check-out e late check-out
• Orari della colazione, dove viene servita e cosa è incluso
• I dati del Wi-Fi che sei disposto a condividere
• Orari di palestra, piscina, spa e bar
• Parcheggio e opzioni di trasporto
• Deposito bagagli
• Regole su animali e fumo
• Informazioni sull'accessibilità
• I tuoi consigli sulla zona
• Contatti per le emergenze e per la notte

Se hai una guida per gli ospiti o una lettera di benvenuto, caricala così com'è. Kioskly AI legge file PDF, Word ed Excel, il tuo sito web e le foto dei cartelli stampati.

Dove posizionarlo

• Accanto alla reception, non davanti. Gli ospiti in coda possono chiedergli qualcosa mentre aspettano.
• All'altezza degli occhi di chi sta in piedi, su un supporto da banco o da terra, con lo schermo rivolto verso l'ingresso.
• Lontano dai rumori. Un punto vicino alla macchina del caffè o agli altoparlanti della hall rende più difficile sentire gli ospiti.
• Collegato alla corrente e bloccato sull'app. La nostra guida al totem iPad spiega come bloccare l'iPad con Accesso guidato.
• Con un piccolo cartello, come «Chiedimi della colazione, del Wi-Fi e del parcheggio», così gli ospiti sanno a cosa serve.

Le lingue: ciò che gli ospiti ricordano

Imposta come lingua predefinita del concierge quella parlata dalla maggior parte dei tuoi ospiti. Kioskly AI traduce il tuo saluto in tutte le sue 25 lingue e, con Premium, un ospite può toccare Change Language (Cambia lingua), scegliere la propria ed essere accolto, ascoltato e ricevere risposta in quella lingua. Quando se ne va, torna alla lingua predefinita per l'ospite successivo.

Per altri modi di servire gli ospiti che non parlano la tua lingua, leggi la nostra guida al servizio clienti multilingue.

Configura un concierge per la hall in Kioskly AI

1. Scegli Hotel come tipo di attivitàKioskly AI segue così le regole per gli hotel: niente tariffe, niente disponibilità, niente dati degli ospiti.
2. Rispondi alle domande di configurazioneCheck-in e check-out, colazione, Wi-Fi, parcheggio. Scrivi o parla.
3. Aggiungi la guida per gli ospitiCaricala come file PDF o Word, aggiungi il tuo sito web e fotografa i cartelli su cui gli ospiti fanno domande.
4. Scegli la lingua predefinitaScegli la lingua parlata dalla maggior parte dei tuoi ospiti. Con Premium, gli ospiti possono passare alla propria sullo schermo.
5. Avvia la modalità Dipendente nella hallUn iPad su un supporto da banco accanto alla reception funziona bene.

Cliente

Posso fare il check-out più tardi?

Kioskly

Il late check-out fino alle 13:00 è disponibile su richiesta. Chiedi pure alla reception.

Domande frequenti