Digitale conciërge voor hotels: een zelfbedieningsbalie die gasten echt gebruiken

Vraag een willekeurig receptieteam welke vragen ze het vaakst beantwoorden en u krijgt steeds dezelfde lijst: Hoe laat is het ontbijt? Hoe kom ik op de wifi? Hoe laat moet ik uitchecken? Kan ik mijn tassen hier laten? Waar kan ik parkeren?

Voor geen van deze vragen is een mens nodig, maar om 15.00 uur, met een rij bij de receptie, houdt elke vraag de gast op die wél een mens nodig heeft. Een digitale conciërge beantwoordt ze zonder dat iemand hoeft te wachten.

Wat gasten aan de receptie vragen

De meeste vragen vallen in vier groepen. Uw digitale conciërge moet ze vanaf de eerste dag allemaal kunnen beantwoorden.

Aankomst en vertrek

• Incheck- en uitchecktijden, en hoe laat uitchecken werkt
• Bagageopslag vóór het inchecken en na het uitchecken
• Vervoer van en naar het vliegveld, taxi's en het dichtstbijzijnde station

In het hotel

• Ontbijt: tijden, waar het wordt geserveerd, wat er inbegrepen is
• Wifinetwerk en hoe u aan het wachtwoord komt
• Openingstijden van fitnessruimte, zwembad, spa en wasserij
• Waar het restaurant, de bar, de liften en de vergaderzalen zijn

Vervoer

• Parkeren: waar, hoeveel het kost, hoe u binnenkomt
• Openbaar vervoer, looptijden, auto- en fietsverhuur

In de stad

• Restaurants, bezienswaardigheden en winkels die u aanraadt
• Apotheken, geldautomaten en supermarkten in de buurt

Ons FAQ-sjabloon voor de balie bevat een printbare checklist voor hotels om met uw eigen antwoorden in te vullen.

Waarom zelfbediening werkt in een hotellobby

Gasten verwachten het al. In een onderzoek uit 2022 van Oracle Hospitality en Skift onder 5.266 consumenten was 73% het ermee eens dat ze eerder in een hotel zouden verblijven dat selfservicetechnologie aanbiedt.

En veel van uw gasten zijn ver van huis. UN Tourism, de toerismeorganisatie van de Verenigde Naties, telde in 2024 ongeveer 1,4 miljard internationale toeristische aankomsten. Een conciërge die antwoordt in de eigen taal van de gast, bespaart het ongemakkelijke heen-en-weer aan de receptie.

Het gaat er niet om het welkom te vervangen, maar om te voorkomen dat het wordt onderbroken. Als de conciërge “hoe kom ik op de wifi?” beantwoordt, kan uw receptionist opkijken van het scherm en de volgende gast echt begroeten.

Wat altijd bij de receptie moet blijven

Sommige vragen mogen nooit door een scherm in de lobby worden beantwoord, hoe goed de AI ook is:

• Tarieven en beschikbaarheid. Prijzen verschillen per datum en kanaal, en alleen uw reserveringssysteem weet wat er vrij is.
• Wie er verblijft. “Logeert meneer Lee in kamer 204?” mag nooit een antwoord krijgen. Namen van gasten, kamernummers en aankomsttijden zijn privé.
• Rekeningen en kosten. Alles over het folio, de borg of de betaling van een gast.
• Klachten en speciale verzoeken. Hiermee verdient uw team zijn recensies.

Kioskly AI volgt deze regels automatisch als u Hotel als type bedrijf kiest: het noemt nooit kamertarieven, bevestigt geen beschikbaarheid en bevestigt nooit de identiteit van een gast, en het stuurt die vragen door naar de receptie.

Wat u toevoegt voordat u hem aanzet

Een digitale conciërge weet alleen wat u hem vertelt. Voeg dit toe voordat gasten hem gebruiken:

• Regels voor inchecken, uitchecken en laat uitchecken
• Ontbijttijden, locatie en wat er inbegrepen is
• Wifigegevens die u wilt delen
• Openingstijden van fitnessruimte, zwembad, spa en bar
• Parkeer- en vervoersmogelijkheden
• Bagageopslag
• Regels voor huisdieren en roken
• Informatie over toegankelijkheid
• Uw tips voor de omgeving
• Contactgegevens voor noodgevallen en voor 's nachts

Hebt u een gastenmap of welkomstbrief, upload die dan zoals hij is. Kioskly AI leest PDF-, Word- en Excel-bestanden, uw website en foto's van gedrukte bordjes.

Waar u hem neerzet

• Naast de receptie, niet ervoor. Gasten in de rij kunnen hem iets vragen terwijl ze wachten.
• Op ooghoogte voor iemand die staat, op een tafelstandaard of vloerstandaard, met het scherm naar de ingang gericht.
• Weg van lawaai. Naast het koffieapparaat of de speakers in de lobby kan hij gasten moeilijker verstaan.
• Aan de stroom en vastgezet in de app. Onze gids voor een iPad-kiosk laat zien hoe u de iPad vastzet met Begeleide toegang.
• Met een bordje, zoals “Vraag mij naar ontbijt, wifi en parkeren”, zodat gasten weten waarvoor hij dient.

Talen: wat gasten bijblijft

Stel de standaardtaal van de conciërge in op de taal die de meeste van uw gasten spreken. Kioskly AI vertaalt uw begroeting in alle 25 talen die het spreekt, en met Premium kan een gast op Change Language tikken, de eigen taal kiezen en in die taal worden begroet, verstaan en beantwoord. Als de gast weggaat, schakelt het terug voor de volgende gast.

Meer manieren om gasten te helpen die uw taal niet spreken, vindt u in onze gids over meertalige klantenservice.

Stel een lobbyconciërge in met Kioskly AI

1. Kies Hotel als type bedrijfKioskly AI volgt dan de hotelregels: geen tarieven, geen beschikbaarheid, geen gastgegevens.
2. Beantwoord de instelvragenInchecken en uitchecken, ontbijt, wifi, parkeren. Typ of spreek.
3. Voeg uw gastenmap toeUpload die als PDF- of Word-bestand, voeg uw website toe en fotografeer de bordjes waar gasten naar vragen.
4. Kies de standaardtaalKies de taal die de meeste van uw gasten spreken. Met Premium kunnen gasten op het scherm overschakelen naar hun eigen taal.
5. Start de werknemersmodus in de lobbyEen iPad op een tafelstandaard naast de receptie werkt goed.

Klant

Kan ik later uitchecken?

Kioskly

Laat uitchecken tot 13.00 uur is mogelijk op aanvraag. Vraag het alstublieft aan de receptie.

Veelgestelde vragen