中小企業的 AI 接待員：功能介紹與設定方式

接待人員有兩份工作。一份是只有人才做得到的：察言觀色、安撫情緒、通融例外。另一份是一遍又一遍地回答同樣的問題。你們幾點打烊？洗手間在哪裡？可以刷卡嗎？有停車位嗎？

AI 接待員接手第二份工作，讓您或您的團隊能專心做第一份。對中小企業來說，這通常代表櫃台的打擾變少了，而不是多請一個人。

AI 接待員實際上做什麼

它會用您提供的資訊，回答對每個人答案都一樣的問題。典型的問題有：

• 時間與開放狀況：營業時間、假日營業時間、最後點餐時間、退房時間。
• 東西在哪裡：走道、洗手間、試衣間、電梯、早餐餐廳。
• 您提供什麼：服務項目、菜單品項、您販售的品牌、您公布的價格。
• 店內規定：退貨、付款方式、寵物、現場客、訂金。
• 實用資訊：Wi-Fi、停車、計程車、怎麼去車站。

它不該處理的，是任何需要判斷、取決於即時空位或顧客個人情況的事。好的 AI 接待員分得清楚，會把這些交給真人。

電話或現場：兩種 AI 接待員

「AI 接待員」涵蓋兩種不同的工具，哪一種適合您，取決於您的問題來自哪裡。

如果電話整天響個不停，就先從電話接待員開始。如果問題是從門口走進來的，現場型的更適合。許多商家兩種問題都有；我們在最佳 AI 接待員 App 中比較了各種選擇。

它能回答什麼，又不該回答什麼

有個簡單的判斷方法：如果答案可以印在告示上，AI 接待員就能說出來。「我們 8 點打烊」可以。「這個可以幫我保留到星期六嗎？」就不行，因為得有人做決定。

以下問題請留給員工：

• 安全問題，例如過敏、藥品或健康。答案因人而異，答錯可能會傷害到別人。
• 即時空位，例如今晚的空桌、週五的客房，或設計師的空檔。
• 金錢和帳務：付款、退款、收費，以及任何關於個別顧客訂單或住宿的事。
• 客訴和例外狀況。生氣的顧客想找真人，而且應該很快就能找到。

Kioskly AI 就是這樣設計的。它只根據您記錄的內容回答，把過敏、醫療、預約和帳單問題交給您的員工，遇到不知道的事就直說，而不是亂猜。

如何在一個下午完成設定

1. 列出您實際被問到的問題記錄幾天，或從我們的櫃台問題範本開始。大多數商家會發現，一份簡短的清單就涵蓋了一天中大部分的問題。
2. 用您平常說話的方式寫下簡短回答每題一兩句就好。「洗手間在後面，經過試衣間就到了」勝過一大段文字。
3. 加入您現有的資料您的網站、菜單、價目表或住客服務指南。只要是您會交給新員工的資料，就加進去。
4. 選好位置選在大家本來就會停下來問的地方：入口旁、櫃台或大廳。我們的 iPad 自助服務機指南介紹了支架、電源，以及如何鎖定在單一 App。
5. 用 20 個真實問題測試其中加入幾個它不該回答的，例如過敏問題或「我的訂單好了嗎？」，並確認它會把這些問題交給員工。
6. 每週補上缺漏查看它答不出來的問題，補上答案，並更新所有季節性資訊：營業時間、菜單、價格。

對中小企業來說值得嗎？

決定之前，先算算時間。每小時 20 個重複問題、每個花一分鐘，就佔掉一個人三分之一的工作時間。我們的櫃台時間試算器能把您的數字換算成每週的時數。

另一個好處比較難計算：那些因為沒人有空回答而差點離開的顧客。即使您的團隊正忙著服務別人，AI 接待員也能當下用他們的語言回答。

應避免的錯誤

• 讓它亂猜。會捏造價格或規定的助理，比沒有還糟。請選擇只根據您的資訊回答的助理。
• 忘了季節性變動。假日營業時間和新菜單是最常見的錯誤答案。一有變動，當天就更新。
• 把它藏起來。如果顧客不知道可以跟它說話，就不會去用。放個小告示，例如「營業時間、價格、怎麼走，都可以問我」，會很有幫助。
• 把真人藏起來。在 Gartner 2024 年的調查中，顧客對 AI 客服最大的擔憂，就是更難找到真人。請讓顧客一眼就知道您的員工在哪裡。

把 Kioskly AI 設定成您的接待員

1. 選擇您的行業類型商店、飯店、餐廳、咖啡店、藥局、美髮沙龍、健身房或其他。行業類型決定了基本規則，例如把過敏問題交給員工。
2. 回答設定問題營業時間、付款、停車、顧客最常問的問題。打字或用說的都可以，大約只需三分鐘。
3. 加入您現有的資料您的網站、PDF、Word 或 Excel 格式的菜單和價目表，以及告示或看板的照片。
4. 撰寫問候語這是顧客聽到的第一句話。Kioskly AI 會把它翻譯成它會說的每一種語言。
5. 開始員工模式把裝置立在櫃台。它答不出來的新問題會出現在 App 首頁。

顧客

請問可以刷卡嗎？

Kioskly

可以，我們接受各大信用卡和 Apple Pay。

常見問題