موظف الاستقبال بالذكاء الاصطناعي للمشاريع الصغيرة: ماذا يفعل وكيف تُعدّه

يؤدي موظف الاستقبال مهمتين. الأولى هي الجزء الذي لا يستطيعه إلا إنسان: قراءة الأجواء، وتهدئة شخص منزعج، وإجراء استثناء. والثانية هي الإجابة عن الأسئلة نفسها مرارًا وتكرارًا. متى تُغلقون؟ أين دورة المياه؟ هل تقبلون الدفع بالبطاقة؟ هل يوجد موقف سيارات؟

يتولى موظف الاستقبال بالذكاء الاصطناعي المهمة الثانية، لتتفرغ أنت أو فريقك للأولى. وبالنسبة إلى المشروع الصغير، يعني ذلك عادةً مقاطعات أقل عند المنضدة بدلًا من توظيف شخص جديد.

ما الذي يفعله موظف الاستقبال بالذكاء الاصطناعي فعلًا

يجيب عن الأسئلة التي لها الإجابة نفسها للجميع، مستخدمًا المعلومات التي تزوّده بها. ومن أمثلتها المعتادة:

• المواعيد والتوفر: ساعات العمل، ومواعيد العطلات، وآخر موعد للطلبات، وموعد المغادرة.
• أماكن الأشياء: الممرات، ودورات المياه، وغرف القياس، والمصعد، وقاعة الإفطار.
• ما تقدّمه: الخدمات، وأصناف قائمة الطعام، والعلامات التجارية التي تبيعها، والأسعار التي أعلنتها.
• السياسات: الإرجاع، وطرق الدفع، والحيوانات الأليفة، والحضور دون موعد، والعربون.
• الأمور العملية: شبكة Wi-Fi، وموقف السيارات، وسيارات الأجرة، وكيفية الوصول إلى المحطة.

أما ما لا ينبغي له فعله فهو كل ما يعتمد على التقدير، أو التوفر الفعلي، أو وضع العميل الخاص. وموظف الاستقبال الجيد بالذكاء الاصطناعي يعرف الفرق ويحيل تلك الأسئلة إلى شخص حقيقي.

عبر الهاتف أو حضوريًا: نوعان من موظفي الاستقبال بالذكاء الاصطناعي

يشمل مصطلح «موظف الاستقبال بالذكاء الاصطناعي» أداتين مختلفتين، والأداة المناسبة تتوقف على مصدر أسئلتك.

إذا كان الهاتف يرن طوال اليوم، فابدأ بموظف استقبال هاتفي. وإذا كانت الأسئلة تدخل من الباب، فالحضوري أنسب. وكثير من الأنشطة التجارية تواجه المشكلتين؛ ونقارن الخيارات في أفضل تطبيقات موظف الاستقبال بالذكاء الاصطناعي.

ما الذي يستطيع الإجابة عنه، وما الذي لا ينبغي له

اختبار بسيط: إذا كان بإمكانك طباعة الإجابة على لافتة، فبإمكان موظف الاستقبال بالذكاء الاصطناعي قولها. عبارة «نُغلق الساعة 8» تجتاز الاختبار. أما «هل يمكنك أن تحجز لي هذا حتى يوم السبت؟» فلا، لأن على أحدهم أن يقرر.

اترك هذه لموظفيك:

• أسئلة السلامة مثل الحساسية أو الأدوية أو الصحة. فالإجابة تتوقف على الشخص، والإجابة الخاطئة قد تؤذي أحدًا.
• التوفر الفعلي مثل طاولة شاغرة الليلة، أو غرفة ليوم الجمعة، أو موعد مع مصفف شعر.
• الأموال والحسابات: المدفوعات، والمبالغ المستردة، والرسوم، وكل ما يخص طلب عميل بعينه أو إقامته.
• الشكاوى والاستثناءات. العملاء المنزعجون يريدون شخصًا حقيقيًا، ويجب أن يحصلوا عليه بسرعة.

وهكذا صُمّم Kioskly AI. فهو لا يجيب إلا مما سجّلته، ويحيل أسئلة الحساسية والأسئلة الطبية وأسئلة الحجز والفواتير إلى موظفيك، وحين لا يعرف شيئًا يقول ذلك بدلًا من التخمين.

كيف تُعدّه في فترة ما بعد الظهر

1. اكتب قائمة بالأسئلة التي تتلقاها فعلًااحتفظ بسجل عدّ لبضعة أيام، أو ابدأ من نموذج أسئلة مكتب الاستقبال. وتجد معظم الأنشطة التجارية أن قائمة قصيرة تغطي معظم اليوم.
2. اكتب إجابات قصيرة كما تقولهاجملة أو جملتان لكل إجابة. فعبارة «دورات المياه في الخلف، بعد غرف القياس» أفضل من فقرة كاملة.
3. أضف ما لديك أصلًاموقعك الإلكتروني، أو قائمة الطعام، أو قائمة الأسعار، أو دليل الضيوف. إن كنت ستعطيه لموظف جديد، فأضفه.
4. اختر المكانحيث يتوقف الناس أصلًا ليسألوا: عند المدخل أو المنضدة أو في الردهة. ويشرح دليل كشك iPad الحوامل والكهرباء وتقييد الجهاز بتطبيق واحد.
5. اختبره بـ 20 سؤالًا حقيقيًاأدرج بينها بعض الأسئلة التي لا ينبغي له الإجابة عنها، مثل سؤال عن الحساسية أو «هل طلبي جاهز؟»، وتحقّق من أنه يحيلها إلى الموظفين.
6. املأ الثغرات كل أسبوعانظر فيما لم يستطع الإجابة عنه، وأضف تلك الإجابات، وحدّث كل ما هو موسمي: ساعات العمل، وقوائم الطعام، والأسعار.

هل يستحق ذلك لمشروع صغير؟

احسب الدقائق قبل أن تقرر. عشرون سؤالًا متكررًا في الساعة، بدقيقة لكل سؤال، تعادل ثلث وقت عمل شخص ما. وتحوّل حاسبة وقت مكتب الاستقبال أرقامك إلى ساعات في الأسبوع.

أما المكسب الآخر فيصعب حسابه: العميل الذي كان سيغادر لأن أحدًا لم يكن متفرغًا للإجابة. فموظف الاستقبال بالذكاء الاصطناعي يجيبه في اللحظة نفسها، وبلغته، حتى بينما يكون فريقك منشغلًا بشخص آخر.

أخطاء يجب تجنبها

• تركه يخمّن. المساعد الذي يخترع سعرًا أو سياسة أسوأ من عدم وجود مساعد. اختر مساعدًا لا يجيب إلا من معلوماتك.
• نسيان التغييرات الموسمية. مواعيد العطلات وقوائم الطعام الجديدة هي أكثر الإجابات الخاطئة شيوعًا. حدّثها يوم تغيّرها.
• إخفاؤه. إذا لم يعرف العملاء أنهم يستطيعون التحدث إليه، فلن يفعلوا. ولافتة صغيرة مثل «اسألني عن ساعات العمل والأسعار والاتجاهات» تساعد.
• إخفاء البشر. في استطلاع Gartner لعام 2024، كان أكبر ما يقلق العملاء بشأن خدمة الذكاء الاصطناعي أن يصبح الوصول إلى شخص حقيقي أصعب. اجعل مكان موظفيك واضحًا.

أعدّ Kioskly AI ليكون موظف الاستقبال لديك

1. اختر نوع نشاطكمتجر، أو فندق، أو مطعم، أو مقهى، أو صيدلية، أو صالون، أو صالة رياضية، أو غير ذلك. ويحدد النوع القواعد الأساسية، مثل إحالة أسئلة الحساسية إلى الموظفين.
2. أجب عن أسئلة الإعدادساعات العمل، والدفع، وموقف السيارات، وما يسأل عنه العملاء أكثر. اكتب أو تحدّث؛ يستغرق ذلك نحو ثلاث دقائق.
3. أضف ما لديك أصلًاموقعك الإلكتروني، وقوائم الطعام وقوائم الأسعار بصيغة PDF أو Word أو Excel، وصور اللافتات أو اللوحات.
4. اكتب التحيةأول ما يسمعه العملاء. ويترجمها Kioskly AI إلى كل لغة يتحدثها.
5. ابدأ وضع الموظّفضع الجهاز عند المنضدة. وتظهر الأسئلة الجديدة التي لم يستطع الإجابة عنها على الشاشة الرئيسية في التطبيق.

العميل

هل تقبلون الدفع بالبطاقة؟

Kioskly

نعم، نقبل جميع البطاقات الرئيسية وApple Pay.

الأسئلة الشائعة