Resepsionis AI untuk bisnis kecil: fungsinya dan cara menyiapkannya

Resepsionis mengerjakan dua tugas. Pertama, bagian yang hanya bisa dilakukan manusia: membaca suasana, menenangkan orang, membuat pengecualian. Kedua, menjawab pertanyaan yang sama berulang-ulang. Tutup jam berapa? Toiletnya di mana? Bisa bayar pakai kartu? Ada tempat parkir?

Resepsionis AI mengambil alih tugas kedua, sehingga Anda atau tim Anda bisa mengerjakan tugas pertama. Bagi bisnis kecil, itu biasanya berarti lebih sedikit gangguan di konter, bukan merekrut karyawan baru.

Apa yang sebenarnya dilakukan resepsionis AI

Resepsionis AI menjawab pertanyaan yang jawabannya sama untuk semua orang, berdasarkan informasi yang Anda berikan. Contoh umumnya:

• Jam dan ketersediaan: jam buka, jam buka saat hari libur, pesanan terakhir, jam check-out.
• Letak sesuatu: lorong, toilet, kamar pas, lift, ruang sarapan.
• Apa yang Anda tawarkan: layanan, item menu, merek yang Anda jual, harga yang sudah Anda umumkan.
• Kebijakan: pengembalian barang, metode pembayaran, hewan peliharaan, kedatangan tanpa janji, uang muka.
• Hal-hal praktis: Wi-Fi, parkir, taksi, cara ke stasiun.

Yang sebaiknya tidak dilakukannya adalah apa pun yang bergantung pada pertimbangan, ketersediaan saat ini, atau situasi pribadi pelanggan. Resepsionis AI yang baik tahu bedanya dan menyerahkan hal-hal itu kepada manusia.

Telepon atau tatap muka: dua jenis resepsionis AI

“Resepsionis AI” mencakup dua alat yang berbeda, dan yang tepat bergantung pada dari mana pertanyaan Anda datang.

Jika telepon berdering sepanjang hari, mulailah dengan resepsionis telepon. Jika pertanyaannya datang lewat pintu, resepsionis tatap muka lebih cocok. Banyak bisnis menghadapi kedua masalah itu; kami membandingkan pilihannya di aplikasi resepsionis AI terbaik.

Yang bisa dijawabnya, dan yang sebaiknya tidak

Tes sederhana: jika jawabannya bisa Anda cetak di papan, resepsionis AI bisa mengucapkannya. “Kami tutup pukul 8 malam” lolos. “Bisa simpankan barang ini untuk saya sampai Sabtu?” tidak lolos, karena harus ada yang memutuskan.

Serahkan hal-hal berikut kepada staf Anda:

• Pertanyaan keselamatan seperti alergi, obat-obatan, atau kesehatan. Jawabannya bergantung pada orangnya, dan jawaban yang salah bisa membahayakan seseorang.
• Ketersediaan saat ini seperti meja kosong malam ini, kamar untuk hari Jumat, atau jadwal kosong dengan penata rambut.
• Uang dan akun: pembayaran, pengembalian dana, tagihan, apa pun tentang pesanan atau masa menginap pelanggan tertentu.
• Keluhan dan pengecualian. Pelanggan yang kesal ingin dilayani manusia, dan mereka harus segera mendapatkannya.

Kioskly AI dibuat dengan cara ini. Kioskly AI hanya menjawab dari apa yang sudah Anda catat, menyerahkan pertanyaan soal alergi, medis, pemesanan, dan tagihan ke staf Anda, dan saat tidak tahu sesuatu, Kioskly AI mengatakannya alih-alih menebak.

Cara menyiapkannya dalam satu sore

1. Buat daftar pertanyaan yang benar-benar Anda terimaCatat hitungannya selama beberapa hari, atau mulai dari template pertanyaan meja depan kami. Sebagian besar bisnis mendapati bahwa daftar pendek sudah mencakup sebagian besar pertanyaan sepanjang hari.
2. Tulis jawaban singkat seperti cara Anda mengucapkannyaSatu atau dua kalimat masing-masing. “Toilet ada di belakang, lewat kamar pas” lebih baik daripada satu paragraf.
3. Tambahkan apa yang sudah Anda milikiSitus web, menu, daftar harga, atau direktori tamu. Jika biasanya Anda berikan kepada karyawan baru, tambahkan.
4. Pilih tempatnyaDi tempat orang biasanya berhenti untuk bertanya: di dekat pintu masuk, konter, atau lobi. Panduan kios iPad kami membahas dudukan, daya listrik, dan cara menguncinya ke satu aplikasi.
5. Uji dengan 20 pertanyaan sungguhanSertakan beberapa yang seharusnya tidak dijawabnya, seperti pertanyaan soal alergi atau “pesanan saya sudah siap?”, dan pastikan pertanyaan itu diteruskan ke staf.
6. Lengkapi celahnya setiap mingguLihat apa yang tidak bisa dijawabnya, tambahkan jawabannya, dan perbarui apa pun yang musiman: jam buka, menu, harga.

Apakah sepadan untuk bisnis kecil?

Hitung menitnya sebelum memutuskan. Dua puluh pertanyaan berulang per jam, masing-masing satu menit, berarti sepertiga waktu kerja seseorang. Kalkulator waktu meja depan kami mengubah angka Anda menjadi jam per minggu.

Manfaat lainnya lebih sulit dihitung: pelanggan yang tadinya akan pergi karena tidak ada yang sempat menjawab. Resepsionis AI menjawab mereka saat itu juga, dalam bahasa mereka, bahkan ketika tim Anda sedang sibuk melayani orang lain.

Kesalahan yang harus dihindari

• Membiarkannya menebak. Asisten yang mengarang harga atau kebijakan lebih buruk daripada tidak ada sama sekali. Pilih asisten yang hanya menjawab dari informasi Anda.
• Lupa perubahan musiman. Jam buka saat hari libur dan menu baru adalah jawaban salah yang paling umum. Perbarui pada hari perubahannya.
• Menyembunyikannya. Jika pelanggan tidak tahu bahwa mereka bisa berbicara dengannya, mereka tidak akan melakukannya. Papan kecil seperti “Tanyakan jam buka, harga, dan petunjuk arah kepada saya” membantu.
• Menyembunyikan manusianya. Dalam survei Gartner tahun 2024, kekhawatiran utama pelanggan tentang layanan AI adalah makin sulitnya menghubungi manusia. Pastikan jelas di mana staf Anda berada.

Jadikan Kioskly AI resepsionis Anda

1. Pilih jenis bisnis AndaToko, hotel, restoran, kafe, apotek, salon, pusat kebugaran, atau lainnya. Jenis bisnis menentukan aturan dasarnya, seperti meneruskan pertanyaan soal alergi ke staf.
2. Jawab pertanyaan penyiapanJam buka, pembayaran, parkir, apa yang paling sering ditanyakan pelanggan. Ketik atau bicara; hanya sekitar tiga menit.
3. Tambahkan apa yang sudah Anda milikiSitus web, menu, dan daftar harga dalam format PDF, Word, atau Excel, serta foto papan petunjuk atau papan menu.
4. Tulis sapaanHal pertama yang didengar pelanggan. Kioskly AI menerjemahkannya ke setiap bahasa yang dikuasainya.
5. Mulai Mode KaryawanLetakkan perangkat di konter. Pertanyaan baru yang tidak bisa dijawabnya muncul di layar Beranda Anda.

Pelanggan

Bisa bayar pakai kartu?

Kioskly

Bisa, kami menerima semua kartu utama dan Apple Pay.

Pertanyaan yang sering diajukan