Küçük işletmeler için yapay zeka resepsiyonist: ne yapar, nasıl kurulur

Bir resepsiyonist iki iş yapar. Biri yalnızca bir insanın yapabileceği kısımdır: ortamı okumak, birini sakinleştirmek, bir istisna yapmak. Diğeri ise aynı soruları tekrar tekrar yanıtlamaktır. Saat kaçta kapanıyorsunuz? Tuvalet nerede? Kartla ödeme alıyor musunuz? Otopark var mı?

Yapay zeka resepsiyonist ikinci işi üstlenir; böylece siz ya da ekibiniz ilkini yapabilirsiniz. Küçük bir işletme için bu genellikle yeni bir işe alım değil, tezgâhta daha az kesinti anlamına gelir.

Yapay zeka resepsiyonist aslında ne yapar?

Herkes için aynı yanıtı olan soruları, ona verdiğiniz bilgileri kullanarak yanıtlar. Tipik olanlar:

• Saatler ve müsaitlik: açılış saatleri, tatil saatleri, son sipariş saati, check-out saati.
• Bir şeyin yeri: reyonlar, tuvaletler, deneme kabinleri, asansör, kahvaltı salonu.
• Sunduklarınız: hizmetler, menüdeki ürünler, sattığınız markalar, yayımladığınız fiyatlar.
• Politikalar: iadeler, ödeme yöntemleri, evcil hayvanlar, rezervasyonsuz gelenler, kaporalar.
• Pratik konular: Wi-Fi, otopark, taksiler, istasyona nasıl gidileceği.

Yapmaması gereken ise muhakemeye, anlık müsaitliğe ya da müşterinin kendi durumuna bağlı her şeydir. İyi bir yapay zeka resepsiyonist farkı bilir ve bunları bir insana devreder.

Telefonda ya da yüz yüze: iki tür yapay zeka resepsiyonist

“Yapay zeka resepsiyonist” iki farklı aracı kapsar ve doğru olanı, sorularınızın nereden geldiğine bağlıdır.

Telefon gün boyu çalıyorsa telefondaki bir resepsiyonistle başlayın. Sorular kapıdan içeri giriyorsa yüz yüze çalışan biri daha uygundur. Birçok işletmede iki sorun da vardır; seçenekleri en iyi yapay zeka resepsiyonist uygulamaları yazımızda karşılaştırıyoruz.

Neyi yanıtlayabilir, neyi yanıtlamamalı?

Basit bir test: yanıtı bir tabelaya basabiliyorsanız, yapay zeka resepsiyonist onu söyleyebilir. “Akşam 8'de kapanıyoruz” testi geçer. “Bunu cumartesiye kadar benim için ayırabilir misiniz?” geçmez, çünkü birinin karar vermesi gerekir.

Bunları personelinizde tutun:

• Alerjiler, ilaçlar ya da sağlık gibi güvenlik soruları. Yanıt kişiye bağlıdır ve yanlış bir yanıt birine zarar verebilir.
• Bu akşam boş bir masa, cuma için bir oda ya da bir kuaförde boş bir saat gibi anlık müsaitlik.
• Para ve hesaplar: ödemeler, para iadeleri, ücretler, tek bir müşterinin siparişi ya da konaklamasıyla ilgili her şey.
• Şikâyetler ve istisnalar. Sinirli müşteriler bir insan ister ve ona hızla ulaşmalıdır.

Kioskly AI bu şekilde tasarlanmıştır. Yalnızca kaydettiklerinizden yanıt verir, alerji, tıbbi, rezervasyon ve fatura sorularını personelinize devreder ve bir şeyi bilmediğinde tahmin yürütmek yerine bunu söyler.

Bir öğleden sonrada nasıl kurulur?

1. Gerçekten aldığınız soruları listeleyinBirkaç gün çetele tutun ya da resepsiyon soruları şablonumuzla başlayın. Çoğu işletme, kısa bir listenin günün büyük kısmını kapsadığını görür.
2. Kısa yanıtları, söyleyeceğiniz gibi yazınHer biri bir ya da iki cümle. “Tuvaletler arkada, deneme kabinlerini geçince” bir paragraftan iyidir.
3. Elinizdekileri ekleyinWeb siteniz, menünüz, fiyat listeniz ya da misafir rehberiniz. Yeni bir çalışana vereceğiniz bir şeyse, ekleyin.
4. Yeri seçinİnsanların zaten durup soru sorduğu yer: giriş, tezgâh ya da lobi. iPad kiosk rehberimiz standları, gücü ve cihazı tek bir uygulamaya kilitlemeyi anlatıyor.
5. 20 gerçek soruyla test edinBir alerji sorusu ya da “siparişim hazır mı?” gibi yanıtlamaması gereken birkaç soru da ekleyin ve bunları personele yönlendirdiğini kontrol edin.
6. Eksikleri her hafta tamamlayınYanıtlayamadıklarına bakın, bu yanıtları ekleyin ve mevsimsel her şeyi güncelleyin: saatler, menüler, fiyatlar.

Küçük bir işletme için buna değer mi?

Karar vermeden önce dakikaları sayın. Saatte yirmi tekrar eden soru, her biri bir dakikadan, birinin çalışma süresinin üçte biri eder. Resepsiyon zaman hesaplayıcımız rakamlarınızı haftalık saatlere dönüştürür.

Diğer kazancı saymak daha zordur: kimse yanıt vermeye müsait olmadığı için çekip gidecek olan müşteri. Yapay zeka resepsiyonist, ekibiniz başka biriyle meşgulken bile ona o anda, kendi dilinde yanıt verir.

Kaçınılması gereken hatalar

• Tahmin yürütmesine izin vermek. Fiyat ya da politika uyduran bir asistan, hiç olmamasından kötüdür. Yalnızca sizin bilgilerinizle yanıt veren birini seçin.
• Mevsimsel değişiklikleri unutmak. Tatil saatleri ve yeni menüler en sık yanlış verilen yanıtlardır. Değiştikleri gün güncelleyin.
• Onu saklamak. Müşteriler onunla konuşabileceklerini bilmezlerse konuşmazlar. “Bana saatleri, fiyatları ve yol tariflerini sorun” gibi küçük bir tabela işe yarar.
• İnsanları saklamak. Gartner'ın 2024 anketinde müşterilerin yapay zeka hizmetiyle ilgili en büyük endişesi, bir insana ulaşmanın zorlaşmasıydı. Personelinizin nerede olduğunu açıkça belli edin.

Kioskly AI'ı resepsiyonistiniz olarak kurun

1. İşletme türünüzü seçinMağaza, otel, restoran, kafe, eczane, kuaför, spor salonu ya da diğer. Tür, alerji sorularını personele göndermek gibi temel kuralları belirler.
2. Kurulum sorularını yanıtlayınÇalışma saatleri, ödeme, otopark, müşterilerin en çok sorduğu şeyler. Yazın ya da konuşun; yaklaşık üç dakika sürer.
3. Elinizdekileri ekleyinWeb siteniz, PDF, Word ya da Excel olarak menüleriniz ve fiyat listeleriniz, tabela ya da panoların fotoğrafları.
4. Karşılama mesajını yazınMüşterilerin ilk duyduğu şey. Kioskly AI onu konuştuğu her dile çevirir.
5. Çalışan Modunu başlatınCihazı tezgâha yerleştirin. Yanıtlayamadığı yeni sorular Ana Sayfa ekranınızda görünür.

Müşteri

Kartla ödeme alıyor musunuz?

Kioskly

Evet, tüm büyük kartları ve Apple Pay'i kabul ediyoruz.

Sık sorulan sorular